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[文章]高效的团队管理,仅需三步走

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对于项目经理而言,团队管理可能是其面临的一大难题。一个项目有多个性格迥异、技能、背景不同的人员,如何保证这些人员都能够发挥所长,共同致力于完成项目目标,是项目经理必须要解决的问题,这就要求项目经理必须有科学合理的管理思想和高效能落地的管理技巧。

 

想要做好项目的团队管理,项目经理要选取成熟的项目项目管理软件,从任务管理、团队管理和人员管理三方面把控,才能够高效管理好团队。接下来我们结合项目管理软件——易趋来进行演示。

 

一、任务管理

在项目立项后,需要制定项目计划。项目经理制定面向执行层的WBS分解计划,要将任务分解到并不能细分为止,还要将每项任务落实到具体的人员(资源)身上。还需要设置好各项任务的依赖关系和起始时间,借助易趋软件操作演示如下:

 

 

 

1 易趋项目计划视图

 

如图1,易趋项目计划依据WBS进行分解,每项任务下又可以进行细分,直到不能分解为止。每项细分的任务可以设定起止时间,系统生成具体工期。每项任务可以落实到具体的责任人,细化到设置每个任务下的人员工时。还可以监测到不同任务间的依赖关系。

 

 

 

2 易趋项目计划视图

 

在项目计划-资源计划视图中,项目经理可以查看项目不同周期内不同资源的利用情况,也可以根据项目实际情况释放资源或进行资源计划修订,合理安排任务。

 

项目内所有成员也都可以实时看到所有项目成员的任务量以及时间安排。

 

清晰明了的项目计划可以方便管理者对项目进展一目了然,每个成员也对自己的任务清晰掌握,能够最大限度的避免因计划制定不合理导致项目延期或无法进行。

 

2、 团队管理

项目经理进行团队管理,主要从两个方面进行管理:合理的资源需求计划以及对团队成员的充分了解。

 

1. 合理的资源需求计划

 

资源需求计划不合理会产生各种资源利用的问题,如资源无法满足项目对某方面人才的需求、人才需求与项目不匹配、多项目人员利用冲突等问题,所以就需要项目经理制定合理的资源计划,使得项目与组织的资源相匹配,不会产生资源冲突。这是做好团队管理的基础。

 

 

 

3易趋资源需求视图

 

如图3,易趋PPM可以支持项目经理根据不同的资源类型,制定不同周期(如时、天、月等)的资源需求;还可以结合实际情况进行资源调整,可以根据发布的不同版本与原来的版本进行基线跟踪,了解资源变化的历史记录。组织可以根据项目发起的资源需求进行资源调拨,满足项目资源需求。

 

2. 团队人员信息的充分了解

 

项目经理根据申请下来的资源结合项目计划进行合理的人员分配,项目经理要管理好团队,必须对项目人员足够了解,包括项目人员的技能、来源、雇佣类型以及其他基础信息等,能够增强项目成员对项目的归属感与凝聚力。

 

 

 

4易趋项目团队视图

 

如图4,项目经理可以通过易趋项目团队模块,可以对该项目不同阶段的团队成员及其担任的角色、来源的部门、资源类型以及其雇佣类型等信息概览。

 

 

 

5 人员具体信息

 

如图5,点开具体人员可以查看其基础信息、资源类型和其他扩展信息,还能支持项目经理查看该成员以往参与的项目信息,所具备的技能、出入场记录以及事件等,为项目经理对团队成员的充分了解提供信息基础。

 

3、 人员管理

管理者要能够给予项目内执行层合理的方法指导,在成员遇到问题时能够给予指导或经验学习。其次要能够使员工能够快速反馈项目进展的相关信息,为执行层提供快捷高效的反馈路径(多数可以通过项目管理软件来实现),自动生成工作日报,以减轻执行层的工作量。项目经理要能够直观、准确、及时地观测到项目各项数据,推进项目高效运转。

 

1. 快速反馈通道

 

 

 

6 易趋工时填报视图

 

如图6,如在易趋PPM中,执行层可以录入工时生成工时报告,还可以在系统上通过拖动任务条反馈任务进度,费用报销流程等反馈各项任务进度,同时还能反馈项目风险、问题项进行报告。执行层全面及时的反馈可以借助成熟的项目管理软件,省去繁杂的汇报文件和流程,减少执行层的工作量。

 

2. 知识库经验学习

 

 

 

7 易趋知识库视图(动图)

 

当执行层在项目推进过程中遇到问题时,可以通过知识库沉淀的知识进行经验学习(如图7),可以学习以往的项目经验解决项目问题,还可以将自己的经验沉淀分享到知识库中。

 

 

 

8 项目概况视图

 

如图8,项目的各项信息会实时在项目概况中更新,还能自动生成周报、月报,便于项目经理进行总体把控,高效管理团队。

 

总结

高效管理团队对于项目经理来说至关重要,通过对任务管理、团队管理以及人员管理三个重要方面的把控,再通过高效成熟的系统管理工具(如本文中所展示的易趋)将管理方法完美落地,才能够将项目团队管理得井井有条,完成项目目标。

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