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[文章]如何利用主控文档实现多人协同文档编辑

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【摘要】

在工作中,企业年终总结报告或是标书的撰写通常涉及多个部门而且篇幅也比较长,在多人协同编写过程中格式风格各异,最终文档汇总时格式的统一便成为一件特别让人头疼的事儿。

         如何让多人协作编辑变得轻松?主控文档是一个非常好的选择!

【正文】

         以创建一个工作总结报告为例,工作总结报告由开头总述(汇总人)、销售业绩(销售部)、技术发展(技术部)、财务情况(财务部)、人员管理(人事部)、总结(汇总人)等六个部分组成。

一、   创建提纲

Word中创建好提纲,对标题“2014年度企业总结报告”设置为标题样式,步骤:选中标题内容,在“开始”选项卡的“样式”库中选择“标题”样式。分别把销售业绩、计数发展、财务情况、人员管理、总结5部分内容设置为“标题一样式”。效果如下:


一二、创建子文档

1.         单击“视图”选项卡中的“大纲视图”,切换到大纲视图模式;

2.         Ctrl+A,选中所有文字;

3.         单击“显示文档”命令展开主控文档区域,再点击“创建”命令,此时将文档拆分成6个子文档;出现如下图所示效果:每一个标题均由一条框线框住。


一三、保存与编辑

1.      点击另存为,保存到一个单独的文件夹(如:桌面:\2014年度工作总结)

2.      在该文件夹中会同时创建【2014年度工作总结】1个主文档以及【2014年度企业总结报告】、【销售业绩】、【技术发展】、【财务情况】、【人员管理】、【总结】等6个子文档。如下图:


3.      把“桌面:\2014年度工作总结”文件夹下的6个子文档按分工发给6个人进行编辑,注意:请不要更改文件名。

一四、汇总与格式统一

1.      将大家编辑好的文档回收,将文档复制粘贴到桌面:\2014年度工作总结文件夹下覆盖同名文件,即可完成汇总。

2.      打开主文档“2014年度工作总结”,子文档将以地址链接的形式存在。


3. 切换到大纲视图,将文字全部选中,单击“展开子文档”命令,即可查看到对应的子文档内容,此时可直接对子文档编辑及修改,修改部分会相应在子文档中更新。


4.此时,回到普通视图中,即可对文档进行格式的统一修改。

五五、保存为普通文档

主文档打开时不会自动显示内容,因此需要转换成普通文档。

1.      切换到大纲视图,选中所有框中的文本,单击“显示文档”,再点击“取消链接”;


2.切换到普通视图,点击保存即可。

一六、注意事项:

1.      分发给同事的子文档不可再重命名

自动拆分以设置了标题、标题1样式的标题文字做为拆分点,并默认以首行标题作为子文档名称。若想自定义子文档名,可在第一次保存主文档前,双击框线左上角的图标打开子文档,在打开的Word窗口中单击保存即可自由命名保存子文档。在保存主文档后子文档就不能再改名、移动了,否则主文档会因找不到子文档而无法显示。

2.         编辑子文档时,文本格式使用标题一、二、三等样式,便于汇总后主文档统一设置修改格式。

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